Modelowanie procesów - normy IDEF
Procesy i Reengineering admin  

Modelowanie procesów – Normy IDEF

Od wielu lat prowadzone są przedsięwzięcia mające na celu standaryzację metod opisu procesów i sposobów pozyskiwania informacji potrzebnych do budowy modelu. Departament obrony USA opracował w latach 70. normę tworzenia przebiegu procesu IDEF0 (Integration DEFinition language 0). Stosowana była ona jako narzędzie tworzenia programów komputerowych wspomagających procesy produkcyjne, później przyjęła się jako narzędzie umożliwiające sporządzenie wykresów procesów w firmach usługowych i produkcyjnych.

Norma IDEF0 pomóc ma ustaleniu zakresu analizy oraz zbudowaniu relacji pomiędzy analitykiem i jego klientem. IDEF0 może być pojmowane zarówno jako narzędzie komunikacji za sprawą znormalizowanych symboli graficznych, jak i jako narzędzie analizy, ukazujące jakie czynności mają być wykonane w celu prawidłowego wymodelowania procesu. Norma IDEF0 pomaga również w ustaleniu słabych i mocnych stron modelowanego systemu.

Podstawowym założeniem IDEF0 jest umieszczanie poszczególnych funkcji wchodzących w skład procesu w prostokątnych ramkach, w sposób przestawiony na rysunku. Strzałki wchodzące z lewej strony oznaczają wejścia funkcji – nakłady materiałowe i informacyjne, strzałki wychodzące z prawej strony reprezentują wyjście funkcji – czyli materialne i niematerialne efekty jej wykonania. Strzałki wchodzące z góry symbolizują mechanizmy sterowania funkcją (np. wewnętrzna politykę firmy lub czynniki zewnętrzne), zaś strzałki wchodzące od dołu – mechanizmy niezbędne do wykonania funkcji – np. narzędzia, pojazdy, wykonawców. Modele zbudowane mogą być z wielu funkcji połączonych sobą za pomocą strzałek w taki sposób, że wyjścia jednej funkcji są wejściami lub mechanizmami sterowania dla innych funkcji. Norma uwzględnia również możliwość współbieżnego wykonywania dwóch lub więcej funkcji – w sytuacji, gdy wyjście jednej funkcji jest wejściem dla wielu innych funkcji. Każda funkcja opisana może być przez osobny, podrzędny model.

Norma IDEF0 szczegółowo i precyzyjnie opisuje sposób umieszczania funkcji, strzałek i ich opisów. Każda funkcja, strzałka i model opisane są przez nadany zgodnie z normą identyfikator. Zgodnie z normą IDEF0 model główny oznaczony jest symbolem A-0 (A minus 0) i znajduje się w nim jedna, nadrzędna funkcja A0. Opisana może być ona przez model A0, a funkcje w nim się znajdujące nosić będą oznaczenia A1, A2, A3, itd. Model podrzędny opisujący funkcję A1 nosić będzie również oznaczenie A1, a funkcje w nim się znajdujące – symbole A11, A12, A13, itd. Ten usystematyzowany sposób opisu umożliwia szybsze stworzenie spisu poszczególnych modeli i funkcji. Zależności między modelami podrzędnymi i nadrzędnymi ukazać można też graficznie za pomocą drzewa hierarchii funkcji. Norma IDEF0 ogranicza do sześciu ilość funkcji, które znajdować mogą się w modelu podrzędnym[1].

Czytaj także:  Doskonalenie procesów w organizacjach

Norma IDEF0 zawiera również szereg zaleceń dotyczących odpowiedniego sposobu tworzenia modelu, zbierania potrzebnych do jego sporządzenia danych oraz oceny zbudowanego modelu. Implementację normy IDEF0 umożliwiają różne narzędzia informatyczne – jednym z nich jest AI0 WIN firmy KBSI. Rozwinięcie i uzupełnienie normy IDEF0 stanowią kolejne normy IDEF. Norma IDEF1 umożliwia zbudowanie modelu ukazującego strukturę przepływu informacji w systemie. Norma IDEF2 ukazuje sposób zbudowania dynamicznego modelu pokazującego zależności czasowe pomiędzy funkcjami.

Rozwinięciem normy IDEF1 jest norma IDEF1X, służąca do projektowania relacyjnych baz danych. Norma IDEF3 jest kompleksową metodą modelowania procesów. Została stworzona pod kątem zobrazowania łańcucha następujących po sobie działań. Zawiera opis mechanizmów, umożliwiających zebranie odpowiednich do opisu procesu informacji.

Norma IDEF3 używa definicji procesu według Davenporta i Shorta, zgodnie z którą proces biznesowy to „uporządkowany ciąg wydarzeń angażujących osoby, surowce, energię i wyposażenie, który to ciąg zaprojektowany jest dla osiągnięcia określonego rezultatu”[2]. Przesłankami do stworzenia normy IDEF3 były czynniki takie jak zwiększenie wydajności analizy systemów biznesowych, ułatwienie zbudowania opisu wymagań systemu, wspieranie procesu zarządzania projektami.

Norma IDEF3 jest zbudowana w sposób, który umożliwia zrozumienie metody opisu przez osoby nie zajmujące się modelowaniem procesów, ma też ułatwić łatwe poznanie różnic pomiędzy różnymi, alternatywnymi wersjami procesu.

Podstawowym elementem schematu procesu według normy IDEF3 jest symbol UOB (Unit of Behavior box), ukazujący pojedyncze działanie (funkcję), które przedstawiane jest za pomocą odpowiednio opisanego prostokąta. Symbole UOB łączone są za pomocą różnego typu połączeń (links), przedstawianych za pomocą strzałek.

Rozgałęzienia procesu w schematach IDEF3 przedstawiają węzły (junctions), które zachowują się w sposób podobny do operatorów w programie ARIS. Występują węzły AND, rozdzielające proces na wiele równolegle przebiegających gałęzi, węzły OR (węzeł ten aktywuje jedną lub więcej gałęzi) oraz XOR (węzeł aktywuje jedną gałąź z kilku możliwych). Dodatkowo występują węzły synchroniczne (synchronous) OR i AND, które oznaczają rozpoczęcie wielu odpowiednich dla danego węzła gałęzi w tym samym momencie (nie występuje synchroniczne XOR, gdyż po węźle aktywowana jest jedynie jedna gałąź). W symbolu okręgu umieszczane są występujące w procesie obiekty (na przykład poszczególne komponenty używane w produkcji), bądź stany tych obiektów.

Czytaj także:  Modelowanie procesów logistycznych - narzędzia

Norma IDEF3 ukazuje też kolejność przeprowadzania reorganizacji procesów, dzieląc ją na następujące etapy[3]:

  1. Udokumentowanie istniejącego procesu
  2. Zidentyfikowanie zebrania najważniejszych dla procesu danych
  3. Przeanalizowanie istniejącego procesu
  4. Zaprojektowanie nowego procesu
  5. Wyznaczenie alternatyw i wyboru konkretnej alternatywy
  6. Opracowanie projektu biznesowego
  7. Uzyskanie zgody na implementację zmian
  8. Zaplanowanie  i wdrożenie zmian
  9. Ciągłe ulepszanie procesu

Normy IDEF stanowią więc nie tylko zbiór metod opisu procesów i systemów informacyjnych, ale zawierają też sposoby zbierania danych i metody przeprowadzania zmian. Wsparte odpowiednimi narzędziami informatycznymi stanowić mogą więc podstawę dla przedsięwzięć z zakresu zmian procesów w organizacjach gospodarczych.

Literatura

Draft Federal Information Processing Standards Publication 183-Announcing the Standard for INTEGRATION DEFINITION FOR FUNCTION MODELING (IDEF0). National Institute of Standards and Technology 1993

Information integration for concurrent engineering (IICE) IDEF3 process description capture method report. KBSI, University Drive East College Station Texas, 1995

[1]Draft Federal Information Processing Standards Publication 183-Announcing the Standard for INTEGRATION DEFINITION FOR FUNCTION MODELING (IDEF0). National Institute of Standards and Technology 1993, s. 1-35.

[2]Information integration for concurrent engineering (IICE) IDEF3 process description capture method report. KBSI, University Drive East College Station Texas, 1995, s. 15

[3]Information integration for concurrent engineering (IICE) IDEF3 process description capture method report. KBSI, University Drive East College Station Texas, 1995, s. 21.

Fot. Pixabay