A co gdy musimy zarządzać transportem ?

Firma dystrybucyjno-handlowa, kilkadziesiąt oddziałów w Polsce, jeden magazyn centralny, około 100.000 oferowanych artykułów; firma produkcyjno-handlowa – producent stolarki budowlanej, kilka oddziałów; przedsiębiorstwo produkcyjne – producent opakowań i tektury falistej, dwa magazyny, kilka hal produkcyjnych; firma z branży rolno spożywczej, producent pasz, kilka elewatorów paszowych, kilka tysięcy klientów w całej Polsce….

Co łączy te, na pierwszy rzut oka tak różne przedsiębiorstwa?

Powyższe firmy, jak też wiele innych firm produkcyjnych, dystrybucyjnych czy handlowych oprócz wsparcia podstawowej działalności biznesowej narzędziami informatycznymi (najczęściej w postaci zintegrowanych systemów ERP) potrzebują również rozwiązań IT zapewniających im efektywne zarządzanie procesami transportowymi i dystrybucyjnymi.

Informatyzacja – tak często bywa…

Patrząc na firmy o wymienionych lub zbliżonych do nich profilach, najczęściej początki informatyzacji przebiegały w nich podobnie. Pierwsze stanowiska komputerowe i system finansowo-księgowy, następnie próba odnalezienia systemów spełniających potrzeby gospodarki magazynowej, wsparcia dla produkcji, moduły kadrowo-płacowe itp. Różni producenci, różne platformy, po kilku latach działalności wraz z dynamicznym rozwojem pojawia się potrzeba wdrożenia rozwiązania zintegrowanego, które połączy świat księgowy ze światem produkcji, magazynowania i handlu. Poszukiwania rozwiązań kończą się wyborem któregoś systemu z szerokiej gamy systemów ERP, który posiada w/w funkcjonalności.

Kilkumiesięczne wdrożenie i system działa produkcyjnie.

Po kilku tygodniach użytkowania okazuje się jednak, że owszem, usprawniono procesy produkcyjne, spowodowano wzrost efektywności przedsiębiorstwa poprzez integrację baz danych, wprowadzanych danych, uzyskiwanych z systemu informacji…. W procesie pominięto jednak rozwiązanie zagadnień związanych z transportem i dystrybucją. Te elementy potraktowane w trakcie wdrożenia z boku, jako mało istotne w stosunku do procesów zasadniczych nie są najczęściej wspierane poprzez system zintegrowany, osoby odpowiedzialne za transport i wysyłki towarów uzupełniają dane poza systemem (MS Excel, MS Access, notatki itp.)

Dalszy dynamiczny rozwój firmy objawiający się zwiększeniem zamówień oraz rosnące wymagania Klientów dotyczące jakości i terminowości dostaw zamówionych towarów. Jak również potrzeba zarządzania dostawami surowców produkcyjnych, towarów od dostawców i kooperantów sprawiają, iż potrzeba wsparcia nowoczesnymi narzędziami informatycznymi skutecznego zarządzania łańcuchami dostaw nabiera bardzo dużego znaczenia.

Zapanowanie nad efektywnym planowaniem transportu, jego kosztami, rozliczeniem kosztów taboru własnego, współpracą z zewnętrznymi operatorami logistycznymi, dostarczaniem jednoznacznych odpowiedzi dla kierownictwa firm na pytania: „Ile właściwie kosztuje nas transport ?”. Przy wzrastającej liczbie zamówień staje się prawie niemożliwe.

W tym przypadku pomocne okazują się rozwiązania oferowane przez COMP-WIN – systemy zarządzania logistyką, transportem i spedycją.

Planuj, koordynuj, monitoruj, zarządzaj

Okazuje się, że potrzeby funkcjonalne dotyczące wsparcia dla procesów transportowych, spedycyjnych i logistycznych w firmach produkcyjnych czy też handlowych nie odbiegają diametralnie od potrzeb, jakie w tym względzie mają firmy transportowe czy też spedycyjne.

Działy zajmujące się transportem i spedycją w firmach handlowych czy produkcyjnych potrzebują bowiem:

• Efektywnego zarządzania zleceniami, jakie są przesyłane do nich z działów handlowych. Każde zlecenie musi zawierać informacje, z jakiego magazynu, kiedy, do kogo, w jakim terminie oraz co i w jakich warunkach ma zostać dostarczone.

• Zapewnienia dostępu do danych nie ewidencjonowanych w systemach ERP np.: tras, adresów dostaw (często różnych od podstawowych adresów klientów), informacji o kierowcach własnych, samochodach, naczepach, ich gabarytach, ich dostępności do planowania itp.

• Efektywnego planowania, czyli wiązania poszczególnych zleceń (zamówień Klientów) w zlecenia transportowe. System musi zapewnić w tym przypadku optymalizację tras, optymalizację wykorzystania przestrzeni załadunkowej, optymalny dobór środków transportowych, wspomóc decyzje o wyborze środków własnych czy też obcych, zapewniając jednocześnie terminowość poszczególnych dostaw. Operator musi mieć wpływ na kolejność rozładunków i ostateczne skierowanie zleceń do realizacji. System musi zapewnić ewidencję potwierdzeń przyjęcia zleceń do realizacji przez firmy transportowe.

• Efektywnego zarządzanie statusami zleceń – innymi słowy, szybkiej odpowiedzi na pytanie, na jakim etapie znajduje się konkretne zamówienie lub dana linia zamówienia dla Klienta, czy towar został załadowany, czy jest w trasie, czy czeka na rozładunek, czy też został już dostarczony. Dotyczy to zarówno przesyłek realizowanych transportem własnym jak i przesyłek zleconych do realizacji zewnętrznym firmom transportowym.

• Efektywnego zarządzania opakowaniami – ile palet, bębnów, czy też innych specjalizowanych opakowań znajduje się u Klienta, ile jest w magazynach firmy, ile posiada przewoźnik. Szczególne znaczenie ma obrót specjalizowanymi opakowaniami takimi jak np. bębny kablowe, skrzynie, stelaże itp.

• Efektywnego systemu awizacji dostaw do magazynów własnych, jak również informowania o dostawach Klientów

• Efektywnego zarządzanie kosztami – czy będą to koszty eksploatacyjne w przypadku samochodów firmowych czy też koszty frachtów i opłat za usługi spedycyjne i transportowe w przypadku podwykonawców – przewoźników system musi posiadać ergonomiczne i skuteczne mechanizmy pozwalające na zarządzanie tymi kosztami.

• Efektywnego systemu analitycznego pozwalającego na dostarczanie jednoznacznych informacji operacyjnych i zarządczych dotyczących realizowanych zleceń transportowych, ich kosztów, kosztów jednostkowych w ujęciu ilości zleceń, ilości asortymentów, wagi transportowanych towarów, realizowanych kierunków, efektywności własnego taboru itp.

Wszystkie wyżej wymienione cechy i funkcjonalności jak również wiele dodatkowych odnajdziecie Państwo w systemie logistycznym wspierającym zarządzanie łańcuchami dostaw oferowanym przez COMP-WIN.

System składa się z trzech podstawowych modułów:

• SOZ – system obsługi zleceń – gwarantujący obsługę zleceń transportowych, planowanie zleceń, zarządzanie statusami, rozliczanie kosztów itp.

• EKT – ewidencja kosztów transportowych – specjalizowany moduł dla rozliczeń transportu realizowanego pojazdami będącymi własnością firmy

• ALFA-OMEGA – moduł analityczny – odpowiedzialny za dostarczanie informacji zarządczej

Integracja – opcja czy konieczność?

Z punktu widzenia zachowania spójności informacji integracja proponowanych rozwiązań wspierających zarządzanie transportem i spedycją z systemami wykorzystywanymi przez firmę wydaje się koniecznością.

Każdorazowo wdrożenie opisywanego w niniejszym artykule rozwiązania wiąże się z zaprojektowaniem i zbudowaniem interfejsów (mechanizmów wymiany danych) w następującym zakresie:

• Baza danych kontrahentów – rozwiązanie musi zapewniać spójność informacji w tym zakresie, uzupełnianych danymi, jakie nie są przechowywane w systemie magazynowo-handlowym (adresy rozładunków, dane kontaktowe osób współpracujących w zakresie realizacji dostaw i zamówień, dane dotyczące terminów dostępności magazynów klienta itp.)

• Baza danych zamówień – zamówienia przyjmowane od Klientów i ewidencjonowane w modułach sprzedażowych firmy, po określeniu terminów produkcyjnych i dostępności zamawianych towarów są zamieniane na dyspozycje wysyłkowe i trafiają do modułu obsług zleceń SOZ

• Baza informacji o towarach handlowych – szczególnie chodzi tu o zapewnienie informacji o gabarytach towarów, specyfice ich transportu, wadze, czyli informacjach niezbędnych do planowania i optymalizacji wykorzystania przestrzeni ładunkowej

• Rozrachunki modułu finansowo-księgowego – zarejestrowane koszty związane z realizacją transportu poszczególnych zamówień np. faktury kosztowe otrzymywane od przewoźników, wprowadzone do modułów SOZ czy EKT, muszą za pośrednictwem odpowiednich mechanizmów zostać przekazane w postaci elektronicznej do systemu finansowo-księgowego

Dodatkowo integracja może objąć elektroniczną wymianę danych pomiędzy firmą, a przewoźnikami zewnętrznymi w zakresie:

• Przekazywania zleceń drogą elektroniczną do przewoźnika

• Przekazywania potwierdzeń realizacji zleceń od przewoźnika

• Przekazywania statusów realizowanych zleceń

• Przekazywania faktur kosztowych

Oczywiście wszystkie mechanizmy wymiany danych są wyposażone w narzędzia monitorujące poprawność i spójność wymiany informacji.

A może krok dalej?

Zapewnienie podstaw wsparcia funkcjonowania efektywnego łańcucha dostaw poprzez oferowany system to początek.

Dla firm chcących zwiększyć konkurencyjność rynkową oferujemy dodatkowo narzędzia i moduły o wspólnej nazwie E-LOGISTYKA, które pozwalają na:

• Składanie i zarządzanie zleceniami bezpośrednio przez Klientów poprzez sieć Internet

o Składanie zapytań ofertowych o towary czy też usługi

o Zapytań o cenę

o Zamówień

o Zarządzanie uprawnieniami poszczególnych użytkowników/działów (np. sterowanie uprawnieniami, co do wartości poszczególnych zamówień)

o Zarządzanie budżetami poszczególnych jednostek organizacyjnych Klientów w zakresie zamówień na towary oferowane przez firmę.

• Składanie i zarządzanie zamówieniami do dostawców i podwykonawców firmy

o Zamówienie bezpośrednie (w ustalonych indywidualnie formatach dokumentów)

o Zamówienia z wykorzystaniem platform B2B (Edison, ECOD)

• Integrację systemów Klienta czy też Dostawcy z naszymi systemami (EDI)– Klient wprowadza zamówienie w swoim systemie a po jego zatwierdzeniu jest ono przekazywane do systemu E-Logistyka

• Zarządzanie dostawami – awizacje, planowanie bram rozładunkowych i załadunkowych na poszczególnych magazynach, określanie okienek czasowych dla dostaw

Elastycznie i skutecznie

Podejście COMP-WIN do zagadnienia wsparcia IT dla łańcuchów dostaw jest bardzo szerokie. Przez kilkanaście lat rozwoju naszych systemów i wdrożeń w różnego typu firmach z całą pewnością mogę stwierdzić, że nie ma dwóch firm, które miałyby identyczne potrzeby w zakresie wsparcia informatycznego wyżej wymienionych procesów. Stąd każdorazowa konieczność dostosowania funkcjonalności do często diametralnie różniących się oczekiwań i wymagań funkcjonalnych. Z tego tytułu oferowane przez nas rozwiązania cechują się szerokim zakresem konfiguracyjnym zarówno w ujęcie funkcjonalności, z jakich korzystają użytkownicy jak również mechanizmów i stosowanych technik wymiany danych i integracji. Wszystko po to, aby skutecznie przeprowadzać proces wdrożeniowy bez zbędnych nakładów na modyfikacje rozwiązań, czy też projektowanie i budowanie od nowa rozwiązań dedykowanych, a tym samym ograniczać koszty wdrożenia.

Oferowane przez COMP-WIN rozwiązania zostały zaprojektowane i są rozwijane tak, aby sprostać rosnącym oczekiwaniom Klientów wobec jakości i terminowości dostaw oraz wygody składania przez nich zamówień.

Jednocześnie nasze rozwiązania stanowią podstawę do podejmowania decyzji biznesowych związanych z procesami transportowymi i dystrybucyjnymi.

Zbigniew Kępiński

Dyrektor Działu Integracji

www.comp-win.pl