Firmy nadal szukają oszczędności

Dla większości firm ostatni rok upłynął pod znakiem oszczędności i cięć budżetowych. Pierwsze opinie wieszczące poprawę sytuacji wydają się być przedwczesne. Według większości ekonomistów, przed przedsiębiorcami jeszcze trudne kilkanaście miesięcy. Z najnowszych badań zrealizowanych przez międzynarodową firmę doradczą KPMG wynika, że w obecnej sytuacji gospodarczej blisko 80% przedsiębiorstw działających na polskim rynku podjęło już inicjatywy ukierunkowane na redukcję kosztów, decydując się między innymi na elektronizację obszaru zarządzania kapitałem ludzkim.

Każde przedsiębiorstwo posiada inne potrzeby związane z redukcją kosztów. Jak pokazują wyniki badań firmy Deloitte z 2009 r. dla większości przedsiębiorców najbardziej oczywistym źródłem oszczędności jest usprawnienie funkcji zarządczych oraz optymalizacja posiadanego majątku firmy. Jak wskazują badania, zmiany w tym obszarze mogą przynieść istotne korzyści. Aż 70% ankietowanych uważa, że uproszczenie, eliminacja lub outsourcing wybranych procesów biznesowych może prowadzić do ich udoskonalenia i być dźwignią kosztową mającą największy wpływ na organizację. Przedsiębiorcy maksymalnych korzyści upatrują w podniesieniu poziomu sprawności i szybkości działania oraz w eliminacji zbędnych czynności. Znaczący wpływ na optymalizację kosztów firmy może mieć także wprowadzenie kontroli efektywności oraz optymalne wykorzystanie technologii. Informatyczne wsparcie chociażby procesów zarządzania zasobami ludzkimi w firmie nie tylko odciąża działy kadr, ale przede wszystkim umożliwia sprawniejszą organizację zadań prowadzącą do ograniczenia kosztów. Jednym z najbardziej efektywnych rozwiązań stosowanych obecnie przez przedsiębiorstwa jest system SAP HCM, umożliwiający planowanie i konsekwentną realizację celów biznesowych.

Dla przykładu w organizacji zatrudniającej 3000 osób w piętnastu oddziałach w Polsce wydatki przeznaczane na procesy kadrowe i realizację kart pracy po wdrożeniu systemu SAP HCM mogą stanowić jedynie 83 procent dotychczasowych kosztów w skali rocznej. Ograniczenie wydatków jest m.in. wynikiem zmniejszenia nakładu pracy, a tym samym czasu poświęcanego przez menedżerów, działy HR i pracowników na wprowadzenie i analizę danych - powiedziała Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska.

Automatyzacja wprowadzania danych i zarządzania dokumentami jest w stanie znacznie usprawnić obsługę czasu pracy oraz na bieżąco wprowadzać zmiany w organizacji systemu wynagrodzeń. Dodatkową korzyścią jest eliminacja błędów w całym procesie obsługi pracownika. Menedżer wprowadza dane o planowanym czasie pracy oraz odstępstwach od niego (urlopy, godziny nadliczbowe, składniki premiowe itp.), a system automatycznie kontroluje zgodność wprowadzanych informacji z aktualnymi przepisami prawa pracy, sugeruje poprawki, zapewnia kontrolę limitów godzin nadliczbowych i limitów dla niepełnoetatowców oraz kwalifikację rozliczeń sald do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Jedną z dodatkowych korzyści wynikających z implementacji systemu do zarządzania kadrami jest także możliwość przewidywania kosztów osobowych, co z kolei daje istotną informację zarządczą w stabilnym otoczeniu gospodarczym i jest szczególnie istotne w okresie analizy kosztów i planowania działań restrukturyzacyjnych.

O powodzeniu wdrożenia tego typu rozwiązań w dużej mierze przesądza wybór wyspecjalizowanego dostawcy. Podstawowym zadaniem firmy wspomagającej wdrożenie i utrzymanie systemu jest reagowanie na problemy zgłaszane bezpośrednio przez klientów, jak również działania pro aktywne. Oferta kompetentnej firmy wdrożeniowej powinna obejmować usługi wsparcia procesów biznesowych klienta, bieżącą realizację aktualizacji systemu, identyfikację obszaru, w którym zmiany są konieczne, jak również ocenę ryzyka tych zmian.

Podstawą wyboru odpowiedniego systemu i partnera powinna być uznana na rynku jakość rozwiązania i kompetencje oraz zasoby osobowe firmy, która zajmie się wdrożeniem aplikacji - dodała Prezes Zarządu GAVDI Polska.

W ramach redukcji kosztów niezmiernie ważne jest zidentyfikowanie obszarów i inicjatyw oraz jasne sprecyzowanie celów. Analiza inicjatyw redukcji kosztów może przynieść wiele korzyści wszystkim uczestnikom tego procesu, zapewniając firmie konkurencyjność i zabezpieczając jej ciągłość procesów biznesowych.